Heutzutage gibt es kaum eine Immobilienagentur, die nicht mindestens eine CRM-Lösung (Customer Relationship Management) für die Verwaltung ihrer Kontakte und eine Website zur Veröffentlichung ihrer Inserate nutzt. Es sind im Wesentlichen diese beiden Tools, mit denen Agenturen werben, um Mandate zu gewinnen.
Meistens ist ein solches CRM jedoch Bestandteil einer Immobiliensoftware, deren Potenzial weit über eine einfache Lösung zur Verwaltung von Kunden und Interessenten hinausgeht. Deshalb ist es generell ein Irrtum, wenn sich Anwender bei der Wahl zwischen mehreren Immobiliensoftwares allein auf die Leistungen des Bereichs CRM beschränken.
In der heutigen Gesellschaft, in der immer mehr Innovationen das Leben erleichtern, ist es mittlerweile schwer, vorzustellen, dass man nicht alle Vorteile dieser leistungsstarken Technologie-Tools nutzt. Eine Immobiliensoftware, deren Struktur an die verschiedenen Bereiche – von der Mietverwaltung von Objekten bis zur Transaktion - angepasst ist, ist dafür gedacht, den Erfolg einer der Immobilienagentur zu unterstützen.
Es lohnt sich also, sich die Zeit zu nehmen und die Vorteile einer auf die Transaktionen spezialisierte Immobiliensoftware zu erkennen und zu verstehen, welch zentrale Rolle sie für die Produktivität einer Immobilienagentur spielt.
Fangen wir bei der Frage an, was eine Immobiliensoftware ist. Dies mag in mancher Hinsicht simpel erscheinen, aber wer dieses Thema nur oberflächlich betrachtet, wird später nicht zufrieden sein.
Eine Immobiliensoftware ist ein Computerprogramm, das insbesondere durch Automatisierung die Erledigung von Aufgaben im Zusammenhang mit Transaktionen erleichtert. Seine Effektivität hängt sowohl von seiner Fähigkeit ab, die Leistung des Unternehmens zu verbessern, als auch von seiner Funktionsweise.
Das Hauptinteresse beim Einsatz einer Immobiliensoftware besteht darin, alle täglichen Aufgaben der Mitarbeiter einer Immobilienagentur zu vereinfachen und damit ihre Arbeitszeit zu optimieren und ihre Produktivität zu verbessern. Wir wissen, dass das ultimative Ziel eines Verhandlungsführers ist, Mandate für den Verkauf einer Immobilie zu gewinnen. Aus diesem Blickwinkel heraus muss die Transaktionssoftware, die er verwendet, ihm erlauben:
Schon seit vielen Jahren arbeiten Immobilienagenturen mit professioneller Immobiliensoftware. Mit der technologischen Entwicklung hat sich auch die Arbeitsweise dieser Software entsprechend der verbesserten Technologie weiterentwickelt. Zudem hat sich der Zugang zum Internet durch 4G und bald 5G an fast jedem Ort verbessert und damit auch die Nutzung von Computertools. So gibt es heute zwei Kategorien von Immobiliensoftware auf dem Markt:
„On-premise“ bedeutet „vor Ort“; diese Immobiliensoftware könnte man als traditionelle Software bezeichnen. In dieser Konfiguration erwirbt der Immobilienmakler eine Lizenz, die ihm die Berechtigung gibt, die auf dem Server installierte Software innerhalb der Immobilienagentur zu nutzen. Das Produkt in seiner klassischen Version wird lokal installiert, um auf einer zum Zeitpunkt der Anschaffung vordefinierten Anzahl von Arbeitsplätzen verwendet zu werden.
Diese Art von Immobiliensoftware wirkt zunächst einmal beruhigend, weil die Daten vor Ort gespeichert und regelmäßig gesichert werden. Was das Budget betrifft, so scheint der Aufwand überblickbar zu sein (der Kauf erfolgt einmalig) und sich dadurch leichter amortisieren zu lassen.
On-Premise-Software erfordert oft eine Schulung der Mitarbeiter in der Anwendung und den Nachkauf von Lizenzen für neue Nutzer, wenn die Agentur wächst. Allerdings ist die Immobilienagentur verpflichtet, ein regelmäßiges Update anzufordern, damit die Software nicht schnell veraltet. Schließlich benötigt diese Software einen Server, damit sie ausgeführt werden kann, sowie eine leistungsfähige Computerhardware. Das bedeutet: Bei dieser Variante bleiben die Ausgaben selten fix.
„SaaS“ steht für „Software as a Service“, d. h. „Software als Service“. Mit anderen Worten: Die Immobiliensoftware wird vom Herausgeber gegen eine Abonnementgebühr online zur Verfügung gestellt. Anstatt auf dem Server der Immobilienagentur zu liegen, wird die Software auf einem externen Server gehostet, der rund um die Uhr in einem Rechenzentrum betrieben wird. Man spricht hier von einer "Full Web“-"Cloud“- oder "On Demand“-Lösung, da für den Zugriff keine Lizenz erworben werden muss: Sie nutzen den bereitgestellten Dienst, indem Sie sich per Fernzugriff über das Internet mit ihm verbinden.
Die Nutzung einer Immobiliensoftware im SaaS-Modus hat viele Vorteile in Bezug auf eine flexible Nutzung. Erstens bietet das Abonnement-System Flexibilität bei den Ausgaben und dem jeweiligen Einsatz. Sie kann also jederzeit, von überall und auf jedem Träger genutzt werden, solange eine Internetverbindung besteht.
SaaS ermöglicht auch die Übertragung von Dokumenten, ein automatisches Update der Software und die Fernbehandlung von Störungen durch den Serviceanbieter. Außerdem sind die Server, auf denen diese Immobiliensoftware läuft, wesentlich sicherer als firmeninterne Server, die oft nur schlecht gegen Hackerangriffe geschützt sind.
Der größte Nachteil dieser Softwarelösung ist die Abhängigkeit vom Internet: Um funktionsfähig zu sein, ist ein Internetanschluss erforderlich. Dies kann auch im Falle eines“Bugs“ vonseiten des Providers der Fall sein.
Die Bedürfnisse von Immobilienagenturen unterscheiden sich nach ihren spezifischen Kriterien. Um allen Anforderungen gerecht zu werden gibt es eine große Vielfalt von Immobiliensoftware auf dem Markt. Manche können sehr diversifizierte Dienstleistungen anbieten, während andere auf ein Tätigkeitsfeld spezialisiert bleiben. Ihre Funktionalitäten können in 3 Hauptkategorien eingeteilt werden.
Es ist bekannt, dass eine Immobilienagentur für den Verkauf fremden Eigentums ein Mandat benötigt. Die Software, die sie verwenden will, muss ihr also in 2 Punkten helfen und ihr die Arbeit erleichtern: bei der Vor-Ort- oder telefonischen Akquisition von potenziellen Immobilienbesitzern sowie bei der Sichtbarkeit ihrer Inserate für zukünftige Käufer. Hierzu kann die Immobiliensoftware folgende Funktionen bieten:
Ein Immobilienmakler ist nicht befugt, eine Immobilie ohne die vorherige Genehmigung des Eigentümers, die dieser ihm durch ein Mandat erteilt, zu verkaufen. Ihm bleibt daher nichts anderes übrig, als qualifizierte Interessenten anzusprechen, damit diese durch die Unterzeichnung unterschiedlicher Mandate zu Mandanten werden.
Diese Kundenakquise nimmt viel Zeit in Anspruch und trägt nicht immer Früchte. Eine Software für das Immobilientracking ermöglicht es, diese Suche zu automatisieren, indem sie Personen identifiziert, die möglicherweise an einem Verkauf ihrer Immobilie interessiert sind, und gleichzeitig die Kontaktaufnahme organisiert.
Das CRM ist ein sehr nützliches Tool und wird von den Verkäufern sehr gerne genutzt. Ein CRM unterstützt bei der Verwaltung aller Interaktionen mit Interessenten und Kunden. Es ruft Daten über sie ab und speichert diese (Kontaktdaten, Standort, Verkaufspreis, Art des Mandats etc.), um sie optimal nutzen zu können. Es geht also darum, eine Datei zu erstellen, auf die alle Mitarbeiter einer Immobilienagentur Zugriff haben, um den Informationsfluss zu verbessern und die zum Verkauf stehenden Immobilien mit den suchenden Käufern zusammenzubringen.
Die Online-Schätzung ermöglicht es dem Verkäufer, sich mit wenigen Klicks einen Überblick über die Entwicklung des Immobilienmarktes in seiner Nachbarschaft zu verschaffen. Dieses Tool ist ein sehr guter Weg, um den Interessenten, der an den Dienstleistungen eines Immobilienmaklers interessiert sein könnte, für die Umsetzung einer realen und individuellen Einschätzung seiner Immobilie zu gewinnen.
Geolocation ist ein echter Mehrwert, den eine Immobilienagentur ihren Kunden bieten kann. Damit kann der Makler die Immobilie, für die ein Kunde sich interessiert, auf einer Karte anzeigen und ihn so bei seiner Entscheidungsfindung begleiten. In der Tat ermöglicht es dieses Werkzeug, über die einfache Nennung eines Stadtteils hinauszugehen. Der Kunde kann auf einen Blick erkennen, welche Dienstleistungen und Annehmlichkeiten er in Anspruch nehmen kann.
Eine Software für Immobilientransaktionen muss auch in der Lage sein, die Agentur bei seiner Gesamtverwaltung zu unterstützen.
Neben dem CRM, das die Kundendaten bündelt, haben die Mitarbeiter einer Immobilienagentur Zugriff auf Tools, die sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Dies kann eine rechtliche und finanzielle Unterstützung sein oder die Bereitstellung von Werbematerialien oder Kontaktinformationen für Partnerfirmen (Renovierung, Dekoration, etc.). Auch ein gemeinsamer Kalender ist möglich.
Für einen Makler ist es normal, dass man seinem Auftraggeber regelmäßig Bericht erstattet. Diese Aufgabe ist zwar notwendig, aber dennoch zeitaufwendig. Viele Immobiliensoftwares bietet die Möglichkeit, verschiedene Daten in Bezug auf Ihre Aktivität an einer Immobilie zu bündeln, was viel Zeit einspart.
Es lässt sich auch ein Raum für den Austausch zwischen Eigentümern, Käufern oder auch Kundenvermittlern schaffen. Auf dieser Schnittstelle können sie in Echtzeit alle Aktivitäten verfolgen, wie z. B. durchgeführte Besuche, entsprechende Berichte, durchgeführte Verkaufsaktionen, Veröffentlichungen etc.
Ob es sich um die Unterzeichnung eines Fernmandats oder die papierlose digitale Übermittlung von Dokumenten handelt, diese Techniken verbessern sowohl die Leistung des Immobilienmaklers als auch das Kundenerlebnis. In der Tat ist die Zeitersparnis für beide Parteien ein wesentlicher Unterscheidungsfaktor.
Schließlich zeigt sich der Nutzen einer Immobiliensoftware in den vorgeschlagenen Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen.
Eine hochwertige Transaktionssoftware erleichtert die Verbreitung der Immobilieninserate auf der Agenturwebsite, aber auch auf allen wichtigen Immobilienportalen sowie den für den Zielkunden wichtigsten Portalen. Mit ein paar Klicks sind attraktive Inserate online.
Der Erfolg einer Immobilienanzeige hängt zweifelsohne von der Qualität der Fotos ab. Die Immobiliensoftware kann mithilfe eines HD-Editors bestimmte Bildbearbeitungsfunktionen integrieren, um Fotos mit wenigen Änderungen aufzuwerten. Mit diesem Tool ist es auch möglich, das Wasserzeichen der Immobilienagentur zu integrieren, um den Wiedererkennungswert zu erhöhen und das Copyright der Fotos zu gewährleisten.
Die Veröffentlichung von Immobilienanzeigen in sozialen Netzwerken ist fast schon ein Muss, manche Immobiliensoftwares unterstützen Social-Media Veröffentlichungen. Manchmal ist es sogar möglich, bestimmte digitale Medien wie Videoplattformen oder Newsletter-Versandtools zu integrieren.
Um ihr Geschäft anzukurbeln, entscheiden sich einige Makler für eine agenturübergreifende Strategie, bei der sie Mandate untereinander aufteilen, d. h. sie teilen die Provision im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Immobilie auf. Manche Immobiliensoftwares integrieren diese Form Zusammenarbeit und verbreiten die Inserate agenturübergreifend.
Natürlich wäre es sinnlos, wenn Sie in eine Immobiliensoftware mit innovativen und leistungsstarken Funktionen zu investierten, die Sie nicht nutzen könnten. Deshalb sollten Sie sich über die Bedürfnisse Ihrer Immobilienagentur im Klaren sein, und genauso über Ihre Möglichkeiten, mehr oder weniger ausgefeilte digitale Tools zu beherrschen. Schließlich sollten die Kosten für diese Anschaffung unbedingt verhältnismäßig sein.
Zunächst einmal ist die Art und Weise, wie Sie Ihren Beruf als Immobilienmakler ausüben, ein entscheidendes Element bei der Wahl Ihrer Software. Sie müssen Ihre Immobiliensoftware danach auswählen, ob Sie als Makler, Handelsvertreter oder als Franchise-Immobilienagentur tätig sind.
Alle Optionen zur gemeinsamen Nutzung und Zusammenarbeit nützen Ihnen nichts, wenn Sie auf eigene Rechnung arbeiten. Sie sind jedoch unverzichtbar, wenn Sie mehrere Verhandlungsführer auf der Suche nach immer mehr Mandaten verwalten. Darüber hinaus steht es Ihnen frei, die Immobiliensoftware Ihrer Wahl zu wählen, wenn Sie der Leiter einer unabhängigen Agentur sind, während manche Franchiseunternehmen die Software vorschreiben.
Die Immobilienbranche ist ein äußerst umfangreicher Tätigkeitsbereich, in dem sich bestimmte Berufe auf den ersten Blick ähneln. Diese Ähnlichkeiten sind jedoch oft nur augenscheinlich, wenn die Aktivitäten nicht im Detail bekannt sind. Jede Tätigkeit hat ihre spezifische Arbeitsweise, vor allem, was die Methoden der Kundenakquise angeht.
Nehmen wir als Beispiel den Immobilienmakler, der Büros und Geschäfte vermarktet und dessen Ziel es ist, neue Mandate zu gewinnen. Dabei handelt es sich hauptsächlich um Miet- und/oder Verwaltungsmandate, sehr selten um Verkaufsmandate. Auch wenn diese Tätigkeit der Wohnungsverwaltung ähnelt, unterscheidet sie sich doch in einem wesentlichen Punkt: die Parteien, die den Mietvertrag unterzeichnen.
Gewerbliche Immobilien bringen Eigentümer/Investoren, die oft Gesellschaften sind, und Unternehmen, die Räumlichkeiten für ihr Geschäft suchen, zusammen. Unter diesen Bedingungen sind die Techniken der Immobiliensuche völlig andere und es gibt z. B. keine Grundstückssuche.
Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgesuchte Immobiliensoftware für die Art der von Ihrer Agentur verwalteten Immobilien gut geeignet ist.
Zunächst sei daran erinnert, dass es kostenlose Immobiliensoftwares gibt. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass diese natürlich nicht von Philanthropen angeboten werden, die glücklich sind, Ihnen bei der Entwicklung Ihres Unternehmens zu helfen... Zu diesem Thema sagte Tim Cook, der CEO von Apple: "Wenn Du nichts bezahlen musst, bist Du das Produkt“. Dies ist eine Lockvogeltaktik, um den Kunden dazu zu bringen, das Produkt auszuprobieren, damit er später auf die kostenpflichtige Lösung zugreifen möchte.
So ist die ihm zur Verfügung gestellte Immobiliensoftware einfach und schnell einzurichten, im Gegenzug dafür liefert der Nutzer verwertbare Informationen und Daten. Meistens ist dieses kostenlose Produkt in seiner Leistung eingeschränkt (einige wichtige Aufgaben sind nicht zugänglich, die Anzahl der Anfragen oder die Anzahl der Matches ist begrenzt…)
Wenn Sie sich für eine an Ihre Bedürfnisse angepasste Immobiliensoftware entscheiden, ist es normal, dass Sie sich über den Betrag Gedanken machen, den Sie für die Ausstattung bezahlen müssen.
Es ist jedoch schwierig, einen Referenzpreis zu ermitteln, da nicht alle Verlage die gleichen Produkte oder Dienstleistungen anbieten und Preise oft nur auf Anfrage erhältlich sind. Die Festlegung des Preises hängt auch von der Entwicklungszeit der Software, den konkurrierenden Angeboten auf dem Markt, aber auch vom Businessplan des Herausgebers ab.
Darüber hinaus gibt es Unterschiede in der Art der Software:
Eine Full-Stack-Software ist eine Software, die ihrem Benutzer eine Lösung bietet, die aus allen wichtigen von Immobilienagenturen angefragten Funktionalitäten besteht. Dies betrifft insbesondere die Erstellung einer Website und deren Webmarketing-Tools, verbunden mit einer Immobilien-Transaktionssoftware mit leistungsfähigem CRM, automatischer Verteilung, gemeinsamem Kalender etc. Es gibt auch eine Version dieser Software namens“à la carte“, für die der Immobilienmakler bestimmte Funktionen wählt, wie z. B. Übersetzung, wenn er international arbeitet.
Letztlich ist eine Immobiliensoftware ein zentrales Arbeitsmittel in der Organisation eines Immobilienbüros. Die Qualität seiner Anwendung wird die Effizienz und Rentabilität Ihres Unternehmens maßgeblich beeinflussen. Die Funktionalitäten, die Softwarehersteller anbieten können, sind vielfältig und so unterschiedlich wie es die immobilienagenturen sind.
Auch müssen dabei weitere Elemente, wie die Zweckmäßigkeit der Softwarelösung und die Qualität der technischen Unterstützung berücksichtigt werden. Es ist daher wichtig, dass Sie Ihre Bedürfnisse sehr genau definieren und sich die Zeit für die Recherche nehmen, um die richtige Lösung zu finden.
Was den Preis bei der Anschaffung einer Immobiliensoftware betrifft, so muss dieser, wenn er zu Ihrem Budget passen soll, immer im Hinblick auf den Return on Investment gesehen werden. Einen hohen Kaufpreises zu akzeptieren ist einfacher, wenn er sinnvoll ist: Eine Software kostet Sie jeden Monat Geld. Aber ist sie ihren Preis nicht wert, wenn Sie Ihrer Agentur jeden Monat das Doppelte des investierten Betrags einbringt ?
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