Vous utilisez un logiciel immobilier et vous vous demandez si vous en tirez bien tous les bénéfices ? Vous avez le sentiment que la croissance de votre agence immobilière pourrait être meilleure et que vos équipes n’exploitent pas tout le potentiel de votre outil CRM ? Effectivement, le CRM est au cœur du métier de l’agent immobilier et représente un véritable vivier d’affaires lorsqu’il est utilisé à bon escient. Voici donc 5 conseils pour une bonne utilisation de votre logiciel immobilier afin d’accélérer la croissance de votre agence.
Conseil n°1 : Choisir un logiciel au service de vos objectifs
Cela sonne comme une évidence, pour autant, avant de s’interroger sur l’efficacité même du logiciel, il est indispensable de définir quelles sont les fonctionnalités qui seront indispensables pour supporter votre stratégie de croissance. En fonction de la typologie de votre agence immobilière et de votre marché, vos besoins ne seront pas les mêmes que ceux de vos confrères ou concurrents. En effet, si vous êtes spécialisé dans la promotion de biens immobiliers neufs, mandataire indépendant ou encore un groupement d’agences positionnées sur les biens hauts de gamme… vos stratégies seront différentes, et par conséquent les fonctionnalités déterminantes dans le choix de votre outil logiciel le seront également. Cet alignement entre vos objectifs de départ et la capacité de votre CRM immobilier à y répondre est un prérequis indispensable à la bonne mise en œuvre de votre stratégie.
Conseil n°2 : Exploitez toutes les fonctionnalités du CRM immobilier
Votre logiciel immobilier doit nécessairement être doté d’une série de fonctionnalités indispensables à tout bon logiciel. De votre côté, en tant qu’utilisateurs, il est primordial que vous exploitiez au maximum l'ensemble de ces fonctionnalités. En effet, l’efficacité de vos actions dépend en partie de votre capacité à faire de votre CRM immobilier l’outil central de la gestion de vos affaires. Si vous ne gérez pas l’ensemble des tâches de votre activité aux différents stades du cycle de vie de vos clients, les bénéfices issus de l’automatisation, des rapprochements et de la synergie des fonctionnalités de votre logiciel ne seront que partiel. C’est souvent un niveau d’utilisation incomplet qui est à l’origine d’une performance moyenne du CRM et qui crée un sentiment de frustration.
Conseil n°3 : Alimenter avec soin son CRM
Vous pouvez avoir la voiture la plus rapide du monde, sans carburant vous ne remporterez pas la course ! Avec votre CRM immobilier c’est la même chose. Nous l’avons écrit à plusieurs reprises sur notre blog, la plus grande valeur de votre logiciel, ce sont les données que vous mettez à l'intérieur ! Il est donc impératif que l’ensemble des utilisateurs de votre logiciel soit très rigoureux dans la saisie des informations, qu’il s’agisse aussi bien des données relatives aux vendeurs et acquéreurs que celles concernant les biens. Plus votre CRM sera fourni en données, soigneusement renseignées et donc exploitables, plus votre logiciel sera performant et un véritable soutien à votre activité. Collecter des données qualitatives, correctement renseignées, en quantité, doit être un des objectifs principaux de vos collaborateurs.
Conseil n°4 : Suivre et analyser la performance commerciale de votre agence
Le suivi et le reporting d’activité sont également des fonctionnalités essentielles que doit comporter votre logiciel immobilier. Un bon CRM doit vous permettre de visualiser les différentes tâches effectuées par l’ensemble des collaborateurs de votre agence immobilière. Échanges d’email, appels et visites, propositions, transactions, sont autant d'informations à suivre et à analyser qui vous permettront de prendre le pouls de l’activité de votre agence, de mesurer l’atteinte de vos objectifs et d’ajuster votre stratégie pour améliorer vos résultats. Ces informations issues de votre logiciel vous permettront de prendre de la hauteur et de définir des indicateurs de performance à atteindre pour vous-même et chacun de vos collaborateurs. Vous pouvez commencer par la définition d’indicateurs de premier niveau, ceux que nous venons de citer et qui sont directement restitués par votre logiciel. Vous pouvez par la suite aller plus loin dans l’analyse et l’exploitation de vos données et définir des indicateurs de second niveau. Vous pouvez par exemple analyser combien d’actions, toutes activités confondues, sont nécessaires en moyenne pour conclure une transaction et en faire un indicateur de performance à tenir par vos équipes.
Conseil n°5 : Savoir l’exploiter
Aussi simple et intuitif que puisse être votre CRM immobilier, vous et vos équipes passerez inévitablement par une phase d’adoption au cours de laquelle se poseront de nombreuses questions relatives à son utilisation. A nouveau, vous pouvez disposer de l’outil correspondant exactement à vos besoins, si vous ne savez pas l'utiliser vous n’en retirerez que de la frustration. Pour que votre logiciel immobilier s’intègre parfaitement dans votre processus de travail, vous devrez systématiser son usage, et pour cela, il vous faudra maîtriser parfaitement son utilisation. A ce niveau, le service proposé par votre éditeur de logiciel en termes de formation et support sont des éléments importants à considérer lors du choix de votre CRM. Formations sur place ou en ligne, gratuites ou payantes, illimitées ou non…. Autant d’éléments qui peuvent faire la différence pour la montée en compétences et la mise à jour continue de vos connaissances et celle de vos collaborateurs. Il en va de même pour vos questions au fil du temps, il est utile de pouvoir compter sur un service support disponible, pas question pour vous d’attendre 48h pour obtenir une réponse !
En résumé, pour faire en sorte que votre logiciel CRM immobilier soit un véritable accélérateur de la croissance de votre agence, il faudra vous assurer de sélectionner en amont le logiciel capable de répondre aux objectifs de votre entreprise, que vous aurez préalablement défini, ainsi qu’à vos spécificités métier. Vous devrez ensuite vous assurer d’exploiter le maximum de fonctionnalités afin de tirer profit de leur synergie. Il sera également indispensable de vous discipliner sur la collecte et la saisie des données au sein de votre logiciel afin qu’il soit efficace et pertinent. D’autre part, pour vous assurer de l’alignement entre votre stratégie, vos objectifs et vos résultats, ainsi que de l’activité et la performance de vos équipes, il sera nécessaire de vous astreindre à la définition et l’analyse des indicateurs de performance clef (KPI), au niveau de votre agence, et pour chacun de vos collaborateurs. Enfin, afin d’être assuré de disposer des moyens de la réussite, vous devez avoir la garantie de pouvoir être formé, au fil du temps, et que vos questions ponctuelles puissent trouver une réponse rapide auprès d’un support client rapidement joignable et disponible.
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