Le logiciel de transaction aussi appelé CRM est le tableau de bord quotidien de l’agent immobilier. Il permet de gérer toute l’activité commerciale et marketing de l’agence avec une gestion avancée du listing d’annonces.
C’est principalement sur ce dernier point “le listing d’annonces” que se différencie un logiciel de transaction dédié au métier de l’agence immobilière par rapport aux grands CRM multi-métiers non spécialisés.
Le quotidien de l’agent immobilier est animé par la recherche de biens immobiliers à la vente et à la location. Le CRM de l’agence doit permettre de gérer l’intégralité de ce cycle : de la recherche du bien jusqu’à l’édition du bail ou du compromis de vente.
Dans un logiciel dédié au métier d’agent immobilier on retrouve ainsi les outils de prospection (pige immobilière, prospection sectorisée …), la gestion du portefeuille d’annonces et sa diffusion vers les portails et partenaires, les outils de visites virtuelles, l’édition de documents et de brochures, la gestion des acquéreurs, le suivi des ventes, le management des équipes, … et beaucoup d’autres outils destinés aux professionnels de l’immobilier.
Depuis le début des années 2000, les logiciels de transactions se sont mis à l’heure du web. Aujourd’hui un logiciel ressemble plus à un site internet offrant une navigation fluide sur tous les outils de gestion de l’agence immobilière. C’est dans cette logique d’interface intuitive que le CRM doit accompagner l’agent immobilier et lui permettre de maximiser l'efficacité de l’ensemble des interactions avec ses clients tout en réduisant le volume de tâches chronophages.
Grâce aux technologies comme le cloud, aujourd’hui l’agent immobilier n’a plus à se soucier de l’hébergement et de la gestion de ses données, des serveurs décentralisés hébergent ces logiciels proposés à l’agence immobilière sous forme de licence d’utilisation (appelé techniquement SaaS). Cette avancée technique permet également d’accompagner les évolutions d’usage, notamment l’accès en situation de mobilité sur smartphone.
Le choix du prestataire qui va héberger, assurer la sécurité et les sauvegardes des données de l’agent est stratégique. Le côté immatériel du logiciel et de l’abonnement ne permet pas de vérifier physiquement la présence et la gestion des données. Il convient de faire attention aux informations contractuelles et aux engagements du prestataire.
D’autre part, l’exploitation d’un CRM immobilier n’est possible que par la data qu’on y intègre. Aussi la réversibilité des données est un élément important du choix d’un logiciel, si vous souhaitez passer d’un prestataire à un autre vous devez pouvoir récupérer vos données et les transmettre à votre nouveau prestataire. Il convient de vérifier les engagements de votre prestataire avant même de contracter.
L’agent immobilier fait face à une quantité grandissante de données provenant de différents canaux. Ces données immobilières peuvent être les valeurs foncières pour l’évaluation des biens immobiliers, les contacts acheteurs ou locataires depuis les portails immobiliers ou le site internet de l’agence, les documents comme les diagnostiques, les points d’intérêts à proximité d’un bien immobilier, les outils de big data, les bases d’inter-agences …
Le CRM immobilier permet de centraliser et d’organiser toutes ces données. L’intégration et la mise en relation de ces données par le CRM sur les fiches contacts ou sur les biens immobiliers permet un meilleur suivi, un gain de temps et améliore la capacité de l’agent de réaliser plus d’affaires.
Le défi pour l’agent immobilier va être de créer des synergies avec toutes ces données, de trouver le bien idéal pour son futur client ou estimer un bien au meilleur prix. Le logiciel de transaction et les différents prestataires dédiées vont permettre à l’agence de se différencier de ses confrères agents immobiliers en proposant le bien idéal ou un prix de marché précis grâce à des algorithmes de correspondance et des jeux de données additionnels qui vont enrichir la connaissance client ou produit. Dans le cadre du traitement de ces importants volumes d’informations (big data) , le logiciel va apporter une aide précieuse en effectuant un nombre très élevé de croisements de données qui ne pourraient être effectués par l’agent immobilier.
C’est aussi dans une problématique de modernisation et digitalisation du métier d’agent immobilier que le logiciel permet d’accompagner l’agence immobilière. La boutique de quartier joue toujours un rôle important, mais elle n’est plus indispensable dans la réalisation d’un projet immobilier. Les locataires et acheteurs dédient leur temps de recherche d’un bien immobilier sur Internet et ne se soucient guère si l’agent est une agence immobilière indépendante, franchisée ou un agent mandataire.
Peu importe le type d’agence immobilière, le logiciel de transaction doit pouvoir s’adapter et offrir le même niveau de service, ainsi l’ensemble des outils digitaux sont accessibles à l’ensemble des agences, peu importe sa taille et son volume.
Cet outil dédié aux agents immobiliers doit aussi permettre de se conformer à une législation changeante et en constante évolution, que ce soit les critères légaux d’un bien immobilier, les informations juridiques d’une agence ou la protection des données, le logiciel doit permettre de suivre à la lettre les nouveaux textes.
L’impression est le publipostage de documents comme les mandats, avenants, bons de visites … ou autres documents à jour des règles et normes en vigueur sont un élément clef du logiciel de transaction pour permettre à l’agent de réaliser des affaires.
Un logiciel CRM immobilier est une solution idéale pour optimiser l’ensemble des échanges avec chaque prospect, client, collaborateur et au sein même de l’agence ou du réseau d’agences. La collaboration et la centralisation et le suivi des différents points de contact sont ici des éléments majeurs.
La synchronisation des emails et des agenda au logiciel CRM immobilier facilite encore la communication au sein de votre entreprise. De plus, l’automatisation de certains messages offre un gain de temps et permet de garantir une continuité dans les échanges clefs avec les prospects et clients.
Un CRM immobilier peut couvrir de nombreuses tâches liées à la communication grâce à des fonctionnalités pertinentes et propres à cette activité.
L'intégration automatique des leads au sein d’un logiciel CRM immobilier favorise leur conversion des leads. Connecté aux portails d'annonces immobilières, aux réseaux sociaux de l’entreprise ainsi qu’à son site web, le logiciel centralise l'ensemble de la collecte de leads et permet de suivre la performance de chaque canal et également d’ajuster la stratégie d’acquisition de leads de l’agence immobilière.
Ainsi, au lieu de vous fier à des outils de transactions standards ou à de simples solutions bureautiques pour opérer le suivi de vos actions, utiliser un logiciel immobilier vous permettra de disposer de l’ensemble des fonctionnalités propres au métier d’agent immobilier combinées à la puissance d’un outil CRM. Vous serez alors en mesure de mettre en place et piloter une stratégie de croissance et de fournir à vos collaborateurs tous les outils leur permettant d’atteindre leurs objectifs.
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