Aujourd’hui, il est rarissime de trouver une agence immobilière qui ne dispose pas au minimum d’une solution CRM (Customer Relationship Management) pour gérer ses contacts et d’un site internet vitrine pour afficher ses annonces. C’est alors essentiellement autour de ces outils qu’elle articule ses méthodes de prospection pour rentrer des mandats.
Or le plus souvent, ledit CRM est un élément constitutif d’un logiciel immobilier dont le potentiel va largement au-delà d’une simple solution de gestion des clients et prospects. C’est d’ailleurs généralement à tort qu’au moment de choisir parmi plusieurs logiciels immobiliers, un bon nombre d’utilisateurs s’en remet à la seule appréciation des services fournis par la partie CRM.
Dans la société actuelle qui produit toujours plus d’innovations destinées à faciliter la vie des professionnels, il est devenu inconcevable de ne pas profiter de tous les avantages fournis par des outils à la technologie performante. Les logiciels immobiliers, dont la structure est adaptée aux différents métiers qui vont de la gestion locative de biens à la transaction, sont pensés pour permettre le développement de l’activité de l’agence immobilière.
Arrêtons-nous par conséquent quelques instants sur tous les bénéfices de l’utilisation d’un logiciel immobilier spécifique à la transaction pour comprendre son rôle central dans la productivité d’une agence immobilière.
1. Qu'est-ce qu'un logiciel immobilier ?
Et si on commençait par le commencement, c’est-à-dire définir ce qu’est un logiciel immobilier ? Cela peut paraître simpliste à certains égards mais appréhender une réflexion sur des bases erronées est très souvent source de désagréments ultérieurs.
Un logiciel immobilier est un programme informatique qui, par l’automatisation notamment, facilite la réalisation de tâches relatives à l’activité de transaction. Son efficacité dépend à la fois de sa capacité à améliorer la performance de l’entreprise et de son mode de fonctionnement.
A) La gestion globale de votre business d’agent immobilier
Le principal intérêt à utiliser un logiciel immobilier est de simplifier l’ensemble des tâches quotidiennes des employés d’une agence immobilière afin d’optimiser de leur temps de travail et d’améliorer leur productivité. On sait que l’objectif ultime d’un négociateur est de rentrer des mandats dans le but de vendre des biens immobiliers. Dans cette perspective, le logiciel de transaction qu’il est voué à utiliser doit lui permettre de :
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Gagner du temps : il s’agit de réduire le temps consacré à des tâches improductives mais pourtant indispensables au profit d’autres plus utiles à la vente elle-même. Le gain de temps est certainement l’avantage le plus flagrant qu’offre l’utilisation d’un logiciel immobilier. Le professionnel gagne ainsi en productivité en se consacrant à son activité, son cœur de métier.
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Échanger : le rendement d’une structure s’acquiert aussi en facilitant le partage des données entre collaborateurs et la mutualisation des outils de l’agence immobilière pour leur faciliter le travail. Un espace collaboratif peut également être accessible aux clients pour leur mettre à disposition des documents informatifs ou contractuels par la dématérialisation et la signature électronique notamment.
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Sécuriser : que ce soit tant en matière de données que de flux financiers, la sécurité est un critère qui est désormais au cœur des préoccupations en matière de transaction. C’est pourquoi avoir recours à un logiciel immobilier permet aux agences de rassurer leur clientèle et de se différencier de la concurrence sur ce point.
B) Les différents types de logiciel immobiliers
Si des logiciels professionnels sont présents depuis de nombreuses années dans les agences immobilières, leur mode de fonctionnement a évolué au fil de l’amélioration de leur performance technologique. En effet, l’accès facilité à internet par la 4G et bientôt la 5G, en quasiment tout lieu, a modifié l’approche de ces outils informatiques. Ainsi, on retrouve aujourd’hui sur le marché deux catégories de logiciels immobiliers :
- Le logiciel « On-premise »
« On-premise » signifiant « sur place », ce logiciel immobilier est ce qu’on pourrait appeler le logiciel traditionnel. Dans cette configuration, le professionnel achète une licence qui lui donne l’autorisation d’exploiter le logiciel installé sur le serveur au sein de l’agence immobilière. Le produit utilisé dans sa version classique est par conséquent installé localement pour être utilisé sur une quantité de postes prédéfinie lors de son acquisition.
- Les avantages
Ce type de logiciel immobilier a tout d’abord tendance à rassurer car les données sont stockées sur place et font l’objet d’une sauvegarde régulière. En ce qui concerne l’aspect budgétaire, la dépense semble maîtrisée (l’achat est réalisé en une fois) et plus facilement amortissable puisque réalisée en une seule fois.
- Les inconvénients
Le logiciel On-premise nécessite le plus souvent une formation des collaborateurs à son utilisation et des achats complémentaires de licences pour d’éventuels nouveaux utilisateurs en cas d’accroissement des effectifs. Mais invariablement, il oblige l’agence immobilière à solliciter une mise à jour régulière de l’outil pour qu’il ne devienne pas rapidement obsolète. Enfin, ce logiciel exige de disposer au préalable d’un serveur pouvant supporter son exécution et du matériel informatique performant. Par voie de conséquence, la dépense est rarement fixe.
- Le logiciel « SaaS » ou « full web »
« SaaS » signifie « Software as a Service » c’est-à-dire « logiciel en mode service ». En d’autres termes, le logiciel immobilier est mis à disposition en ligne par l’éditeur en contrepartie du paiement d’un abonnement. Au lieu d’être sur le serveur de l’agence immobilière, le logiciel est hébergé sur un serveur délocalisé accessible à distance et qui fonctionne 24h/24 et 7j/7 dans un data center. On parle alors de solution « full web », « cloud » ou « on demand » car il n’est pas nécessaire d’acheter une licence pour y avoir accès : on utilise le service mis à disposition en s’y connectant à distance grâce à internet.
- Les avantages
Utiliser un logiciel immobilier en mode SaaS présente de nombreux avantages relatifs à la flexibilité d’utilisation. En premier lieu, le système d’abonnement offre de la souplesse tant en matière de dépenses que d’engagement. Il peut ensuite être utilisé n’importe quand, de n’importe où et sur n’importe quel support du moment qu’il existe une connexion Internet.
Celle-ci permet également le transfert de documents, la mise à jour automatique du logiciel et la prise en charge à distance des dysfonctionnements par le prestataire. Par ailleurs, le type de serveurs sur lesquels fonctionnent ces logiciels immobiliers sont nettement plus sécurisés que les serveurs internes aux entreprises souvent moins bien protégés du piratage.
- Les inconvénients
Le principal inconvénient de cette solution logicielle est sa dépendance à Internet : la connexion est nécessaire à son fonctionnement. Cela peut également être le cas en cas de « bug » sur le site du prestataire.
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2. Les principales fonctionnalités au service de votre agence immobilière
Les besoins des agences immobilières diffèrent selon des critères qui leur sont propres. C’est pourquoi il existe sur le marché une grande variété de logiciels immobiliers afin de répondre à toutes les demandes. Certains sont capables de proposer des services diversifiés alors que d’autres restent très spécialisés dans un domaine d’activité. Toutefois, on peut regrouper leurs fonctionnalités en 3 grandes catégories.
A) La prospection et la visibilité
On le sait, une agence immobilière doit rentrer des mandats pour être habilitée à vendre le bien d’autrui. Le logiciel qu’elle va exploiter doit par conséquent l’aider, si ce n’est lui faciliter le travail, sur 2 points : la prospection terrain et téléphonique des propriétaires mandataires potentiels ainsi que la visibilité des annonces auprès des futurs acquéreurs. Pour ce faire, le logiciel immobilier peut proposer les fonctionnalités suivantes :
→ Un outil de pige immobilière
Aucun agent immobilier n’est autorisé à vendre un bien sans l’autorisation préalable du propriétaire accordée par un mandat. Il n’a donc pas d’autre choix que de démarcher des prospects qualifiés pour que ceux-ci deviennent, par la signature de différents types de mandats, des clients mandataires.
Cette prospection prend beaucoup de temps sans toujours porter ses fruits. Un logiciel de pige immobilière permet alors d’automatiser sa recherche en identifiant des personnes susceptibles d’être intéressées par la vente de leur bien et d’organiser les appels.
→ Un CRM
Le CRM est un outil très utile et très utilisé par les commerciaux. Il aide à gérer toutes les interactions avec les prospects et les clients en récupérant et stockant les données les concernant (coordonnées, localisation, prix de vente, type de mandat…) afin de pouvoir les exploiter au mieux. Il s’agit alors de créer un fichier accessible à tous les collaborateurs d’une agence immobilière pour assurer l’optimisation des informations et donc le rapprochement entre les biens disponibles à la vente et les acquéreurs en recherche.
→ Un outil d’estimation en ligne
L’estimation en ligne permet au vendeur, en quelques clics, d’obtenir une idée sur la tendance du marché immobilier dans son quartier. Cet outil constitue un très bon moyen d’attirer le prospect qui serait susceptible d’être intéressé par les services d’un agent immobilier dans la réalisation d’une estimation réelle et personnalisée de son bien.
→ La géolocalisation des biens
La géolocalisation est une réelle valeur ajoutée qu’une agence immobilière peut proposer à ses clients. En leur permettant de positionner le bien qui les intéresse sur une carte, le professionnel va les accompagner dans le processus de décision. En effet, cet outil permet d’aller au-delà du simple nom de quartier. D’un seul coup d’œil, les clients sont capables d’identifier les services et les commodités dont ils pourraient bénéficier.
B) La gestion et la collaboration
Un logiciel immobilier de transaction doit également être en mesure d’être utile dans la gestion globale de l’activité de l’agence.
→ Un espace collaboratif interne
Outre au CRM qui mutualise les données clients, les collaborateurs d’une même agence immobilière ont accès à des outils destinés à les aider dans leur quotidien. Cela peut s’agir d’un accompagnement juridique et financier, que de supports publicitaires ou encore de coordonnées d’entreprises partenaires (rénovation, décoration...). Il est même possible de disposer d’un agenda partagé.
→ Un système de reporting
Lorsqu’on est mandataire, il est normal de rendre régulièrement des comptes à son mandant. Bien que nécessaire, cette tâche n’en est pas moins chronophage. De nombreux logiciels immobiliers offrent la possibilité d’agréger plusieurs données relatives à votre activité sur un bien, ce qui est un gain de temps conséquent.
→ Une interface propriétaires / acquéreurs
On peut également créer un espace de partage entre les propriétaires, les acquéreurs et même les apporteurs d’affaires. Sur cette interface, ceux-ci peuvent suivre en temps réel l’ensemble de l’activité comme par exemple les visites effectuées, les comptes rendus correspondants, les actions commerciales réalisées, les diffusions…
→ La dématérialisation et la signature électronique
Que ce soit la signature d’un mandat à distance ou la transmission de documents de manière dématérialisée, ces techniques améliorent tant la performance de l’agent immobilier que l’expérience client. En effet, le gain de temps des deux parties est un élément de différenciation non négligeable.
C) Le marketing et la communication
Enfin, l’utilité d’un logiciel immobilier se révèle dans les actions de marketing et de communication qu’il propose.
- L’accès aux portails immobiliers
Un logiciel de transaction de qualité facilite la diffusion des annonces immobilières sur le site internet de l’agence mais aussi sur l’ensemble des portails immobiliers de référence ainsi que les plus pertinents selon le client visé. En quelques clics, des annonces attractives sont en ligne.
- L’amélioration des photos
Le succès d’une annonce immobilière passe indubitablement par la qualité des photos diffusées. Le logiciel immobilier peut intégrer certaines fonctionnalités de retouches grâce à un éditeur HD pour apporter les quelques modifications nécessaires à leur mise en valeur. Cet outil permet en outre d’intégrer le filigrane de l’agence immobilière afin de les identifier et d’assurer leur protection.
- Le webmarketing
Relayer les annonces immobilières sur les réseaux sociaux étant devenu quasiment incontournable, certains logiciels immobiliers proposent de faciliter les publications sur les vôtres. Il est parfois même possible d’y intégrer certains supports digitaux tels que les plateformes vidéo ou les outils d’envoi de newsletter.
- Un espace collaboratif inter agences
Afin de dynamiser leur activité, certains professionnels optent pour une stratégie inter agences dans le cadre de lequel ils organisent le partage de mandats c’est-à-dire du partage de la commission relative à la vente d’un bien. Aussi, certains logiciels immobiliers intègrent cette collaboration afin de diffuser les annonces de manière croisée.
3. Choisir votre logiciel immobilier de transaction selon vos besoins
Bien évidemment, il serait inutile d’investir dans un logiciel immobilier aux fonctionnalités certes innovantes et performantes mais que vous ne seriez pas en mesure d’exploiter. Vous devez nécessairement être conscients des besoins de votre agence immobilière mais aussi de vos capacités à appréhender des outils numériques plus ou moins sophistiqués. Enfin, le coût de cet achat doit nécessairement être proportionné.
A) Un logiciel adapté à votre organisation professionnelle
En premier lieu, la façon dont vous allez exercer votre métier d’agent immobilier est un élément décisif dans le choix de votre logiciel. Que vous soyez mandataire, agent commercial ou que vous optiez pour une agence immobilière franchisée, votre logiciel immobilier doit être choisi en conséquence.
Toutes les options relatives au partage et à la collaboration ne seront pas utiles si vous travaillez pour votre propre compte mais s’avèrent indispensables si vous dirigez plusieurs négociateurs en quête de rentrer toujours plus de mandats. Par ailleurs, vous être libre de choisir le logiciel immobilier de votre choix si vous êtes à la tête d’une agence indépendante alors qu’il est parfois imposé par certaines franchises.
B) Un outil propre à votre secteur d’activité
L’immobilier est un secteur d’activité extrêmement vaste dans lequel certains métiers peuvent sembler à première vue similaire. Mais ces similarités ne sont souvent que de façade lorsqu’on ne connaît pas les activités dans le détail. Celles-ci ont en effet chacune un fonctionnement spécifique, notamment en ce qui concerne les méthodes de prospection.
Si l’on prend comme exemple l’immobilier professionnel, dont l’activité est de commercialiser des bureaux et des commerces, l’objectif est de rentrer des mandats. Ceux-ci sont essentiellement des mandats de location et/ou de gestion, mais que très rarement des mandats de vente. Or, même si l’activité se rapproche de la gestion locative en habitation, elle diffère en un point principal : les parties signataires du bail. L’immobilier commercial met en relation des propriétaires investisseurs, qui sont souvent des sociétés, et des entreprises en recherche de locaux pour leur activité. Dans ces conditions, les techniques de pige immobilière diffèrent totalement et la prospection terrain est inexistante.
Il est donc indispensable de s’assurer que le logiciel immobilier choisi est bien adapté au type de biens gérés par votre agence.
C) Un logiciel immobilier adapté à votre budget
- Le logiciel gratuit
Rappelons avant toute chose qu’il existe des logiciels immobiliers gratuits. Or, il faut garder à l’esprit que ceux-ci ne sont bien évidemment pas proposés par des philanthropes heureux de vous aider à développer votre activité… À ce sujet, Tim Cook le PDG d’Apple dit « Si c’est gratuit, c’est que vous êtes le produit ».
Il s’agit d’une technique d’appât pour faire expérimenter le produit au client dans le but de lui donner envie d’accéder ultérieurement à la solution payante. Ainsi, le logiciel immobilier mis à disposition est simple et rapide à mettre en place en contrepartie de la récupération d’informations ou de données exploitables. Mais la plupart du temps, ce produit est réduit au niveau des performances (certaines tâches indispensables ne sont pas accessibles, la quantité de requêtes ou le nombre de lots est limitée…)
- Le logiciel payant
Si vous optez pour un logiciel immobilier payant adapté à vos besoins, il est normal de vous interroger sur le montant que vous devrez débourser pour vous équiper.
Il est toutefois difficile de déterminer un prix de référence dans la mesure où tous les éditeurs ne proposent ni les mêmes produits, ni les mêmes prestations et que souvent les tarifs sont obtenus exclusivement sur demande. La détermination du prix dépend également du temps de développement du logiciel, des offres concurrentes sur le marché au moment du lancement du produit mais aussi du business plan de l’éditeur.
À cela s’ajoute les variations relatives au type de logiciels :
- Le tarif d’un logiciel on-premise va dépendre du nombre de licences achetées suivant le nombre d’utilisateurs, de la formation dispensée, du support client…
- Le tarif d’un logiciel SaaS varie suivant le nombre de biens, la quantité d’utilisateurs, les fonctionnalités choisies, le support 24/7 ou encore l’hébergement des données…
- Le logiciel immobilier full stack
Un logiciel full stack est un logiciel qui propose à son utilisateur une solution composée de toutes les grandes fonctionnalités recherchées par les agences immobilières. Cela concerne notamment la création d’un site internet et ses outils webmarketing, associé à un logiciel immobilier de transaction avec CRM performant, diffusion automatique, agenda partagé, etc. Il existe également une version de ce logiciel dit « à la carte » pour lequel l’agent immobilier choisit des fonctionnalités spécifiques comme par exemple la traduction s’il travaille à l’international.
En définitive, un logiciel immobilier est un outil central dans l’organisation d’une agence immobilière. La qualité de son fonctionnement va influer de manière significative sur l’efficacité et la rentabilité de l’activité de votre entreprise. Les fonctionnalités que peuvent proposer les éditeurs de logiciel sont multiples et aussi variées que les spécificités de chaque agence immobilière.
La pertinence de la solution et la qualité de l’accompagnement technique sont des éléments d’appréciation qu’il faudra donc prendre en considération. Il est par conséquent indispensable de définir correctement ses besoins et de prendre le temps de la recherche afin de taper juste.
Quant au prix du logiciel immobilier au moment de son acquisition, s’il est à prendre en compte dans votre budget, il doit toutefois être apprécié au regard du retour sur investissement. L’acceptation d’un prix d’acquisition élevé s’avère effectivement plus aisée s’il est utile : le logiciel vous coûte cher tous les mois ? Mais cela ne vaut-il pas la peine s’il rapporte mensuellement à votre agence le double du montant investi ?
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