Il software di transazione chiamato anche CRM è lo strumento quotidiano dell'agente immobiliare. Permette la gestione di tutta l'attività commerciale e di marketing dell'agenzia con la gestione avanzata del portafogli di annunci.
È soprattutto su quest'ultimo punto, "il portafogli di annunci", che un software di transazione dedicato al settore delle agenzie immobiliari si differenzia dai grandi CRM multi-business non specializzati.
La vita quotidiana dell'agente immobiliare è guidata dalla ricerca di proprietà in vendita e in affitto. Il CRM dell'agenzia deve essere in grado di gestire tutto questo ciclo: dalla ricerca dell'immobile alla pubblicazione del contratto d'affitto o di vendita.
Nei software dedicati alla professione di agente immobiliare, troviamo strumenti di prospezione (prospezione immobiliare, prospezione settoriale, ecc.), la gestione del portafoglio di annunci e la sua distribuzione a portali e partner, strumenti di visita virtuale, la pubblicazione di documenti e opuscoli, la gestione degli acquirenti, il monitoraggio delle vendite, la gestione dei dipendenti, ecc. e molti altri strumenti destinati ai professionisti del settore immobiliare.
Dall'inizio degli anni 2000, il software di transazione si è spostato sul web. Oggi, il software è più simile a un sito web che offre una navigazione fluida di tutti gli strumenti di gestione dell'agenzia immobiliare. È in questa logica di interfaccia intuitiva che il CRM deve accompagnare l'agente immobiliare e permettergli di massimizzare l'efficienza di tutte le interazioni con i suoi clienti riducendo il tempo dedicato alle varie incombenze.
Grazie a tecnologie come il cloud, oggi l'agente immobiliare non deve più preoccuparsi di stoccare e gestire i suoi dati, server decentralizzati ospitano questo software offerto all'agenzia immobiliare sotto forma di licenza d'uso (tecnicamente chiamato SaaS). Questo progresso tecnico permette anche di supportare i cambiamenti di utilizzo, in particolare l'accesso mobile su smartphone.
La scelta del fornitore di servizi che ospiterà, proteggerà e farà il backup dei dati dell'agente è strategica. La natura immateriale del software e dell'abbonamento non permette la verifica fisica della presenza e della gestione dei dati. Bisogna prestare attenzione alle informazioni contrattuali e agli impegni del fornitore di servizi.
D'altra parte, il funzionamento di un CRM immobiliare è possibile solo attraverso i dati che vi sono integrati. Inoltre, la reversibilità dei dati è un elemento importante nella scelta del software, se volete passare da un provider a un altro dovete essere in grado di recuperare i vostri dati e trasmetterli al vostro nuovo provider. È consigliabile controllare le clausole del vostro fornitore di servizi ancora prima di contrattare.
L'agente immobiliare si trova di fronte a una quantità crescente di dati provenienti da diversi canali. Questi dati immobiliari possono essere valori immobiliari per la valutazione della proprietà, contatti di acquirenti o inquilini da portali immobiliari o dal sito web dell'agenzia, documenti come diagnosi, punti di interesse vicino a una proprietà, strumenti big data, database inter-agenzia, ecc.
Il CRM immobiliare permette di centralizzare e organizzare tutti questi dati. L'integrazione e il collegamento di questi dati da parte del CRM sulle schede di contatto o sulle proprietà permette un migliore follow-up, un risparmio di tempo e migliora la capacità dell'agente di finalizzare più contratti.
La sfida per l'agente immobiliare sarà quella di creare sinergie con tutti questi dati, per trovare la proprietà ideale per il suo futuro cliente o per valutare una proprietà al miglior prezzo. Il software di transazione e i vari fornitori di servizi dedicati permetteranno all'agenzia di differenziarsi dai suoi colleghi proponendo l'immobile ideale o un prezzo di mercato preciso grazie ad algoritmi di corrispondenza e a serie di dati supplementari che arricchiranno la conoscenza del cliente o del prodotto. Nel contesto dell'elaborazione di questi grandi volumi di informazioni (big data), il software fornirà un aiuto prezioso effettuando un numero molto elevato di controlli incrociati di dati che non potrebbero essere effettuati dall'agente immobiliare.
È anche nel contesto della modernizzazione e digitalizzazione della professione dell'agente immobiliare che il software può sostenere l'agenzia immobiliare. L’agenzia fisica gioca ancora un ruolo importante, ma non è più indispensabile nella realizzazione di un progetto immobiliare. Gli inquilini e gli acquirenti passano il loro tempo a cercare una proprietà su Internet e non si preoccupano se l'agente è un agente immobiliare indipendente, un franchising o un agente autorizzato.
Indipendentemente dal tipo di agenzia immobiliare, il software di transazione deve essere in grado di adattarsi e offrire lo stesso livello di servizio, in modo che tutti gli strumenti digitali siano accessibili a tutte le agenzie, indipendentemente dalle loro dimensioni e volume.
Questo strumento dedicato agli agenti immobiliari deve anche permettere loro di conformarsi alla legislazione che cambia e si evolve, che si tratti dei criteri legali di un immobile, delle informazioni legali di un'agenzia o della protezione dei dati, il software deve permettere di seguire alla lettera i nuovi testi.
La stampa e l'invio di documenti come mandati, incarichi, coupon di visita, ecc. o altri documenti aggiornati alle norme e ai regolamenti in vigore sono un elemento chiave del software di transazione per permettere all'agente di lavorare con facilità.
Il software CRM immobiliare è una soluzione ideale per ottimizzare tutti gli scambi con ogni prospect, cliente, dipendente e all'interno dell'agenzia o della rete di agenzie. La collaborazione, la centralizzazione e il follow-up dei vari punti di contatto sono elementi importanti.
La sincronizzazione delle e-mail e delle agende con il software CRM immobiliare facilita ulteriormente la comunicazione all'interno della vostra azienda. Inoltre, l'automazione di certi messaggi fa risparmiare tempo e assicura la continuità negli scambi chiave con i prospect e i clienti.
Un CRM immobiliare può coprire molti compiti legati alla comunicazione grazie a caratteristiche rilevanti e specifiche per questa attività.
L'integrazione automatica dei lead all'interno di un software CRM immobiliare promuove la loro conversione in contatti potenziali. Collegato ai portali di pubblicità immobiliare, ai social network dell'azienda e al suo sito web, il software centralizza tutta la raccolta di lead e permette di monitorare il rendimento di ogni canale e anche di adattare la strategia di acquisizione di lead dell'agenzia immobiliare.
In questo modo, invece di affidarvi a strumenti standard di transazione o a semplici soluzioni da ufficio per monitorare le vostre azioni, l'utilizzo di un software immobiliare vi permetterà di avere tutte le caratteristiche specifiche della professione di agente immobiliare combinate con la potenza di uno strumento CRM. Sarete quindi in grado di implementare e gestire una strategia di crescita e fornire al vostro staff tutti gli strumenti necessari per raggiungere i loro obiettivi.
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