Il gestionale immobiliare e la crescita della vostra agenzia

Al giorno d’oggi è rarissimo trovare un’agenzia immobiliare che non disponga di una soluzione CRM (Customer Relationship Management) per gestire i propri contatti e di un sito internet per la pubblicazione degli annunci. È essenzialmente attorno a questi strumenti che l’agenzia formula i suoi metodi di prospezione per acquisire mandati.

Il più delle volte il suddetto CRM è un elemento portante di un gestionale immobiliare il cui potenziale va largamente al di là di una semplice soluzione di clienti e contatti potenziali. Peraltro, è sovente a torto che l’agenzia si affida al semplice apprezzamento dei servizi della sezione CRM al momento di scegliere fra i diversi gestionali immobiliari disponibili.

Nella società attuale che offre sempre più innovazioni destinate a semplificare l’attività dei professionisti, è diventato impossibile rinunciare a tutti i vantaggi forniti da uno strumento tecnologico performante. I gestionali immobiliari, la cui struttura è adatta ai diversi aspetti del lavoro delle agenzie che vanno dalla gestione locativa alla transazione, sono pensati per permettere lo sviluppo dell’attività dell’agenzia immobiliare.
Concentriamoci quindi per un momento su tutti i benefici dell’utilizzo di un gestionale immobiliare specifico per la transazione per comprenderne il ruolo centrale nella produttività di un’agenzia immobiliare.

1. Cos’è un gestionale immobiliare

E se iniziassimo dai principi fondamentali, ovvero definire un gestionale immobiliare? Può sembrare elementare sotto certi aspetti ma iniziare una riflessione su basi errate è spesso fonte di malintesi in seguito.
Un gestionale immobiliare è un programma informatico che tramite automatizzazioni facilita la realizzazione di compiti relativi alle attività di transazione. La sua efficacia dipende sia dal suo potenziale di miglioramento dell’attività dell’impresa sia dalle sue modalità di funzionamento.

A) La gestione globale della vostra attività di agenteimmobiliare

L’interesse principale nell’adottare un gestionale immobiliare risiede nella semplificazione dell’insieme delle incombenze quotidiane degli impiegati di un’agenzia immobiliare, per ottimizzare il loro lavoro e migliorare la produttività. L’obiettivo primario di un agente è di acquisire mandati con lo scopo di vendere dei beni immobiliari. In quest’ottica, il gestionale che è portato ad utilizzare deve permettergli di:

Risparmiare tempo :

Si tratta di ridurre il tempo dedicato a compiti improduttivi ma indispensabili a vantaggio di quelli finalizzati alla vendita. Il risparmio di tempo è senz’altro il vantaggio più evidente offerto da un gestionale immobiliare; il professionista diventa più produttivo avendo più tempo da dedicare alle attività fondamentali.


Comunicare  : il rendimento di un’organizzazione aumenta anche facilitando la condivisione delle informazioni fra collaboratori e degli strumenti di lavoro dell’agenzia immobiliare. Uno spazio collaborativo può anche essere messo a disposizione dei clienti per trasmettergli documenti informativi o contrattuali, ad esempio per la smaterializzazione e la firma elettronica.


Securizzare : che sia per i dati o per i flussi finanziari, la sicurezza è diventata un criterio fondamentale fra le esigenze in materia di transazione. Fare affidamento a un gestionale immobiliare permette alle agenzie di rassicurare i clienti e di distinguersi dalla concorrenza su questo punto..

B) I diversi tipi di gestionale immobiliare

Se dei programmi professionali sono presenti da molti anni nelle agenzie immobiliari, le loro modalità di funzionamento si sono evolute di pari passo con i progressi della tecnologia. Infatti l’accesso a internet reso più semplice dalle tecnologie 4G e presto 5G in quasi tutti i luoghi ha modificato l’approccio a questi strumenti informatici. Troviamo così al giorno d’oggi due categorie di gestionali immobiliari :

• Il programma « On-premise »
  
  « On-premise » significa « sul posto », questa soluzione è ciò che si potrebbe chiamare la soluzione tradizionale. In questa configurazione, il professionista acquista una licenza che lo autorizza a sfruttare il programma installato su un server che si trova nell’agenzia immobiliare. Il prodotto usato nella sua versione classica è quindi installato localmente per essere usato su un numero di terminali predefinito in sede contrattuale.
  
  
  → I vantaggi
  
  Questo tipo di gestionale immobiliare ha senz’altro un carattere rassicurante perché i dati sono stoccati sul posto e sono salvati regolarmente. Per l’aspetto finanziario, la spesa sembra sotto controllo (si effettua un singolo esborso) e più facilmente ammortizzabile in quanto realizzata in una volta sola.
  
  → Gli inconvenienti
  
  Il programma On-Premise necessita di una formazione degli utenti al suo utilizzo e di acquisti supplementari di licenze per i nuovi utenti in caso di crescita degli effettivi. Inoltre, gli aggiornamenti periodici, necessari per mantenere lo strumento al passo coi tempi, possono rivelarsi difficoltosi. La soluzione impone anche di dotarsi di un server apposito, che deve essere performante, va manutenuto da un servizio informatico ed ospitato in un locale dedicato. In conseguenza di tutto ciò, la spesa non è mai realmente fissa.
  
  
  
• Il programma « SaaS » o « full web »
  
  « SaaS » significa « Software as a Service », ovvero “programma come servizio”. In altri termini, il programma è messo a disposizione online dall’editore dietro pagamento di un abbonamento. Invece di trovarsi sul server dell’agenzia immobiliare, il programma è ospitato su un server delocalizzato accessibile a distanza e che funziona H24 7 giorni su 7 in un data center. Si parla allora di soluzione « full web », « cloud » o « on demand » perché non è necessario acquistare una licenza per avervi accesso: si usa il servizio messo a disposizione connettendovisi a distanza grazie a internet.
  
  → I vantaggi
  
  Utilizzare un gestionale immobiliare in modalità SaaS presenta numerosi vantaggi relativi alla flessibilità d’utilizzo. In primo luogo, la formula d’abbonamento offre semplificazioni sia in materia di spesa che di ingaggi. Inoltre può essere usato sempre, ovunque e da qualsiasi supporto, basta che sia disponibile una connessione internet. Questa permette anche il trasferimento di documenti, l’aggiornamento automatico del programma e la risoluzione dei problemi a distanza da parte del fornitore. Peraltro, i tipi di server su cui si basano questi gestionali immobiliari sono nettamente più sicuri di quelli interni alle agenzie, spesso più vulnerabili alle intrusioni.
  
  → Gli inconvenienti
  
  L’inconveniente principale di questa soluzione è la sua dipendenza da internet: serve una connessione perché sia accessibile. In caso di malfunzionamento del server, il programma può risultare non utilizzabile per brevi periodi.

Scopra il nostro catalogo Apimo per conoscere le caratteristiche chiave del nostro software immobiliare per sostenere la produttività e la crescita della sua agenzia.

2) Le funzionalità principali al servizio della vostra agenzia immobiliare

I bisogni delle agenzie immobiliari differiscono a seconda dei criteri di ciascuna, ragion per cui esiste sul mercato una grande quantità di gestionali immobiliari per rispondere a tutte le esigenze. Alcuni possono offrire servizi diversificati mentre altri sono più centrati su un dato settore d’attività. Tuttavia, si possono raggruppare le funzionalità in tre categorie di massima.

A) La prospezione e la visibilità

Per un’agenzia immobiliare tutto comincia dall’acquisizione dei mandati che le permettano di vendere i beni di terzi. Il programma che sfrutterà dovrà quindi aiutarla, ovvero facilitare il lavoro, su due punti: la prospezione sul terreno e telefonica dei proprietari che possono diventare mandatari e la visibilità degli annunci presso i futuri acquirenti. Per questo, il gestionale immobiliare può proporre le funzionalità seguenti:

→ Uno strumento di ricerca di annunci

Nessun agente immobiliare è autorizzato a vendere un bene senza l’autorizzazione preventiva del proprietario, concessa via mandato. Non ha quindi altra scelta che cercare dei potenziali venditori per trasformarli, tramite la firma di diversi tipi di mandato, dei clienti proprietari. Questa prospezione richiede molto tempo e non sempre si rivela fruttuosa. Uno strumento di ricerca di annunci di privati permette allora di automatizzare questa ricerca trovando le persone interessate alla vendita del loro bene e organizzando la presa di contatto.

→ Un CRM

Il CRM è uno strumento molto utile e diffuso fra gli agenti. Aiuta a gestire tutte le interazioni con i clienti potenziali e i proprietari recuperando e conservando i dati che li riguardano (coordinate, indirizzo, prezzo di vendita, tipo di mandato…) per poterli sfruttare al meglio. Si tratta allora di creare un file accessibile a tutti i collaboratori di un’agenzia immobiliare per assicurare l’ottimizzazione delle informazioni e quindi l’incrocio fra i beni disponibili in commercio e gli acquirenti che li stanno cercando.

→ Uno strumento di stima online

La stima online permette al venditore, in pochi clic, di ottenere un’idea sulla tendenza del mercato immobiliare nel suo quartiere. Questo strumento costituisce un ottimo mezzo di attirare un cliente potenziale a cui potrebbero interessare i servizi di un agente immobiliare nella redazione di una stima professionale e accurata della sua proprietà.

→ La geolocalizzazione dei beni

La geolocalizzazione è un vero valore aggiunto che un’agenzia immobiliare può mettere al servizio dei propri clienti. Permettendo di posizionare i beni che gli interessano sulla mappa, il professionista può accompagnarli nel processo decisionale. Nella pratica, questo strumento permette di andare oltre il semplice nome del quartiere. In un semplice passaggio, i clienti possono identificare i servizi e i beni di cui potranno beneficiare.

B) La gestione e la collaborazione

Un gestionale immobiliare per la transazione deve anche rivelarsi utile nella gestione d’insieme dell’attività dell’agenzia.

→ Uno spazio collaborativo interno

Oltre al CRM che raccoglie i dati dei clienti, i collaboratori di un’agenzia immobiliare hanno accesso a degli strumenti destinati ad aiutarli nel loro quotidiano. Potrà essere una consulenza giuridica o finanziaria, dei supporti pubblicitari o le coordinate delle imprese partner (ristrutturazioni, decorazione…). Si dispone anche di un’agenda condivisa.

→ Un sistema di reporting

Quando si è mandatari, bisogna fare rendiconti regolari ai propri mandanti. Benché necessaria, questa incombenza prende spesso molto tempo. Numerosi gestionali immobiliari offrono la possibilità di raccogliere diversi dati relativi alla vostra attività su un dato immobile e di inviarli al proprietario, con un risparmio di tempo considerevole.

→ Un’interfaccia proprietari/acquirenti

Esistono anche pagine personali da mettere a disposizione di proprietari, acquirenti e persino procacciatori. Su questa interfaccia, questi possono seguire in tempo reale l’insieme dell’attività come le visite effettuate, i riscontri ricevuti dai clienti, le azioni commerciali realizzate, le pubblicazioni...

→ La dematerializzazione e la firma elettronica

Che sia la firma di un mandato a distanza o la trasmissione di documenti dematerializzati, queste tecniche migliorano sia l’efficienza del lavoro dell’agente che l’esperienza del cliente. Senz’altro, il risparmio di tempo delle due parti è un elemento fortemente positivo e da non trascurare.

C) Marketing e comunicazione

Infine, l’utilità di un gestionale immobiliare si svela nelle azioni di marketing e di comunicazione che propone.

• L’accesso ai portali immobiliari

Un gestionale immobiliare di qualità facilita la pubblicazione degli annunci immobiliari sul sito internet dell’agenzia ed anche sull’insieme dei portali immobiliari di riferimento o specialistici, a seconda della clientela che si intende raggiungere. In pochi clic si autorizzano gli annunci attivi per la pubblicazione.

• Il ritocco delle foto

Il successo di una promozione immobiliare passa indubbiamente dalla qualità delle foto inviate. Il gestionale immobiliare integra alcune funzionalità di ritocco con un editore HD che permette di effettuare le modifiche necessarie alla valorizzazione delle immagini. Opzionalmente, integrato a questo strumento o automatizzato, vi sarà anche un sistema di applicazione di filigrana alle foto, per identificarle ed assicurarne la protezione.

• Il webmarketing

Diffondere gli annunci immobiliari sui social è diventato quasi indispensabile, quindi alcuni gestionali immobiliari propongono di semplificare le pubblicazioni sui vostri canali. A volte è anche possibile integrare alcuni strumenti digitali come le piattaforme video o i programmi per l’invio di newsletter.

• Uno spazio di collaborazione inter-agenzia

Per espandere la propria attività, alcuni professionisti optano per strategie collaborative inter-agenzia che prevedono la condivisione dei mandati e degli onorari relativi alla vendita di un bene. Alcuni gestionali immobiliari integrano quindi delle reti di collaborazione per facilitare questa diffusione incrociata degli annunci.

3. Scegliere il vostro gestionale immobiliare secondo le vostre esigenze

Sarebbe chiaramente inutile investire in un gestionale immobiliare dalle funzionalità innovative e performanti ma che non sapreste sfruttare appieno. Dovete essere ben consci dei bisogni reali della vostra agenzia immobiliare e anche delle vostre capacità di gestire degli strumenti digitali relativamente sofisticati. Infine, il costo d’acquisizione deve essere proporzionato ai servizi attesi dallo strumento.

A) Un programma adatto alla vostra organizzazione professionale

In primo luogo, il vostro modo di interpretare il mestiere di agente immobiliare è un elemento decisivo nella scelta del vostro programma. Che voi siate mandante, agente commerciale o che optiate per entrare in un franchising, il vostro gestionale immobiliare deve essere scelto in funzione di queste situazioni.

Tutte le opzioni relative alla collaborazione fra agenti saranno inutilizzate se lavorate da indipendente, mentre saranno indispensabili se stabilirete una rete di agenti che devono aggiungere i loro mandati. Peraltro, siete liberi di scegliere quale programma adottare se siete indipendenti, mentre i franchising impongono sovente la loro soluzione.

B) Uno strumento pensato per il vostro settore

L’immobiliare è un settore d’attività estremamente vasto che comprende mestieri simili solo all’apparenza. Queste similitudini sono spesso solo una facciata quando non si conoscono in dettaglio le attività. Queste hanno spesso modalità operative specifiche, particolarmente per quanto riguarda i metodi di prospezione.

Se si prende come esempio l’immobiliare professionale, la cui attività è incentrata sulla commercializzazione di uffici e locali commerciali, l'obiettivo è sempre l’acquisizione dei mandati. Questi sono essenzialmente mandati di affitto o gestione, e molto raramente mandati di vendita. Quindi, anche se l’attività è simile alla gestione locativa residenziale, ne differisce in un punto fondamentale: le parti firmatarie del contratto.

L’immobiliare commerciale mette in relazione proprietari investitori, sovente delle società, e imprese alla ricerca di locali per la loro attività. In queste condizioni, le tecniche di ricerca immobiliare differiscono totalmente e la prospezione sul terreno è quasi inesistente.
Bisogna quindi assicurarsi che il gestionale immobiliare scelto sia adatto al tipo di attività che si intende svolgere.

C) Un gestionale immobiliare adatto al vostro budget

• Il programma gratuito
  

Ricordiamo innanzitutto che esistono gestionali immobiliari gratuiti. Tuttavia, bisogna tenere a mente che questi non sono certo proposti da filantropi felici di aiutarvi a far crescere la vostra attività… A questo proposito Tim Cook, il direttore di Apple, dice “Se è gratis, il prodotto siete voi”. Si tratta di una tecnica commerciale volta a far provare il prodotto al cliente con lo scopo di invogliarlo ad accedere alla soluzione a pagamento. Il gestionale immobiliare messo a disposizione è quindi semplice e rapido da installare, ma recupera d’altro canto informazioni e dati da cui trarre il proprio profitto. Inoltre spesso il prodotto è limitato nelle prestazioni (funzioni indispensabili accessibili solo a pagamento, quantità di dati che è possibile inserire limitata…)

• Il programma a pagamento

• Il programma immobiliare full stack

Un programma full stack propone al suo utente una soluzione composta da tutte le funzionalità principali che possono servire a un’agenzia immobiliare. Questo comprende nella fattispecie una funzione di gestione del sito internet e degli strumenti webmarketing associati, un gestionale immobiliare per la transazione con CRM performante, pubblicazioni automatiche, agenda condivisa ecc… Esistono anche versioni di questi programmi “su misura” per le quali l’agente immobiliare sceglie le funzionalità specifiche come ad esempio le traduzioni, se lavora in campo internazionale.

In definitiva, un gestionale immobiliare è uno strumento centrale nella gestione di un’agenzia immobiliare. La qualità del suo funzionamento influenzerà in modo significativo l’efficacia e la redditività della vostra impresa.

Le funzionalità potenzialmente proposte dai vari editori di programmi sono molteplici e tanto varie quanto le specificità di ogni agenzia immobiliare. La pertinenza della soluzione e la qualità del supporto tecnico sono elementi decisionali di cui bisognerà tenere conto. Ne consegue che è indispensabile definire correttamente i propri bisogni e prendere tempo per la ricerca per trovare la soluzione più adatta.

Quanto al prezzo del gestionale immobiliare al momento della sua acquisizione, se deve essere incluso nel vostro bilancio, deve d’altronde essere valutato in un’ottica di riscontro sull’investimento. L’accettazione di un prezzo d’acquisizione elevato si rivela in effetti più semplice se il programma giustifica il costo con la sua utilità: il programma incide sul bilancio mensile? Ma non è forse un investimento giustificato se vi fa guadagnare più di quanto vi costi? 

Non esitate a scaricare il nostro catalogo gratuito Apimo cliccando sul link qui sotto: